Comprendre, contrôler, et réduire les charges dans les copropriétés immobilières - page 5

La réduction et l'optimisation des charges : un travail à faire régulièrement

Le suivi et l'optimisation des charges est un travail à faire régulièrement et sérieusement. Chaque poste de charge doit être passé en revue, doit être compris par le conseil syndical, et doit être optimisé.

Réussir à réduire le montant global des charges de la copropriété permet de diminuer la pression financière qui pèse sur chaque copropriétaire (et par rebond, sur chaque locataire). Cela permet aussi de maintenir un équilibre financier optimal pour la copro, et donc de pouvoir envisager sereinement les travaux à venir, les projets d'amélioration.. etc.

Ce travail commence par la prise de conscience du problème et des enjeux par le syndicat et le conseil syndical, et ensuite par des actions concrètes. La première de ces actions est le contrôle annuel des comptes de la copropriété (qui doit être proposé chaque année par le syndic au conseil syndical). C'est l'occasion d'éplucher les comptes et de détecter des dépenses excessives ou inappropriées. Ceci dit, un seul contrôle annuel ne suffit pas pour garder un oeil sur les dérapages, et pouvoir y remédier rapidement.

Les pistes à explorer pour réduire les charges de copropriété

Voici des actions qu'il est possible de mener pour tenter de réduire les charges dans les copropriétés immobilières :

• Contrôlez régulièrement la comptabilité de la copropriété. Faites-vous assister par un comptable si besoin;
• Consultez et mettez en concurrence plusieurs prestataires sur chaque poste de cout;
• Prenez le temps de comparer les devis, et exigez qu'ils soient précis dans leur formulation et détaillés (nature des interventions, tarifs horaires, liste et prix des fournitures et équipements). Certains devis sont totalement opaques, d’autres proposent la même prestation deux ou trois fois plus chère;

Exigez des devis détaillés, avec les couts des pièces détachées !

• Vérifiez le taux de TVA sur chaque devis et facture : il existe des règles sur le taux à appliquer. Exigez que l'on vous précise si le tarif indiqué sur la proposition budgétaire est hors taxes (HT) ou toutes taxes comprises (TTC);
• Exigez que soient portés sur les contrats et sur les factures les formules de révisions appliquées pour un service, avec la mention claire des indices qui sont choisis pour les calculs. Certains prestataires changent les règles de calcul en cours de route, sans explications;
• Exigez du syndic qu'il se conforme à la mise en concurrence... car bien souvent il ne le fait pas;
• Vérifiez que les prestataires missionnés par le syndic ne sont pas des filiales de celui-ci (ou du groupe). Si c'est le cas, demandez éventuellement que ce prestataire soit écarté de l'appel d'offre;
• Ne laissez pas carte blanche au syndic pour décider du choix des prestataires : certains syndics s’entendent avec leurs prestataires attitrés, et les tarifs proposés peuvent alors être plus élevés que normal;
• Vérifiez chaque dossier pour travaux ainsi que chaque devis proposé par le syndic, afin de déceler des abus;
• Suite à une prestation, contrôlez toujours la qualité du travail qui a été fait. Négociez avec le prestataire (ou remplacez-le) si le travail ne correspond pas à ce qui a été défini contractuellement;
• Passez en revue périodiquement l’état de la copropriété, afin de détecter les sources de dépenses indésirables (ex: fuites d'eau, lumières qui ne s'éteignent pas);
• Appliquez les principes du « LEAN » pour chasser les couts et réduire les gaspillages : concentrez-vous sur un problème en particulier, trouvez une solution économique et performante pour le résoudre, appliquez cette solution sans tarder. Vous éliminerez ainsi les problèmes un par un, et durablement;
• Négociez (et renégociez) chaque contrat, chaque tarif, chaque prestation, chaque avantage pour la copropriété. En particulier, ne pas hésiter à négocier les honoraires du syndic et les conditions d'exécution de sa prestation;
• Vérifiez chaque prestation et dépense du syndic : il faut qu'elles soient clairement comprises par le syndicat. En particulier, vérifiez qu’il n’y ait pas d’abus ou de couts cachés;
• Contrôlez et gérez votre consommation d’eau personnelle au moyen d’un compteur individuel, et évitez une simple répartition des charges globales relatives à l'eau;