Outils et services pour votre copropriété

Découvrez les outils de gestion dont vous bénéficiez en créant votre copropriété en ligne sur VitaCopro. Ces outils ont été conçus par des copropriétaires et membres de conseils syndicaux pour répondre au mieux à vos attentes.

A savoir : les outils sur VitaCopro évoluent et s'enrichissent régulièrement, au gré de notre travail... et de vos remarques !

ORGANISER LA COPROPRIETE

GESTION DES PARTIES CONSTITUANTES

Créez les parties constituantes de la copropriété (lots, équipements, parties communes) et classez-les dans des groupes. Les parties constituantes sont attribuées aux copropriétaires et locataires, l'historique des attributions est visible.

PLANS DE MASSE

Mettez en ligne les plans de masse de votre copro, étage par étage, bâtiment par bâtiment, avec le détail des lots et des parties communes. Chaque copropriétaire ou résident peut ainsi retrouver une partie constituante (avec son numéro).

ANNUAIRE

L'annuaire regroupe tous les contacts de votre copropriété : copropriétaires, locataires, membres du conseil syndical, personnels du syndic, professionnels, prestataires... Chaque contact possède une fiche détaillée, avec photo.

PERIODES DE GESTION ET GESTIONNAIRES

Vous pouvez définir les périodes de gestion de votre copropriété (exemple : l'année qui court d'une AG à la suivante) ainsi que les gestionnaires en charge du suivi administratif (exemple : le syndic et ses personnels).

COMMUNIQUER ET ECHANGER

MESSAGERIE INSTANTANEE

La messagerie est utilisée pour communiquer avec tous les contacts de votre copropriété (contacts de l'annuaire). Cela fonctionne comme les e-mails (ou courriels) mais les messages sont instantanés et conservés sur le site.

NOTES D'INFORMATION

Les notes d'information sont le moyen d'informer durablement les résidents et les copropriétaires. Vous pouvez choisir le mode de diffusion de chaque note : public, restreint, limité dans le temps, mise en avant sur la page d'accueil...

SIGNALEMENTS

Les signalements vous permettent d'informer rapidement la copropriété de tout sujet à traiter rapidement. Vous pouvez recevoir les notifications des nouveaux signalements par e-mail (via vos préférences utilisateur).

COMMUNIQUES

Les communiqués sont des informations spécifiques émises par le Conseil Syndical, les modérateurs, le Syndic, ou le Webmaster. Les communiqués informent et alertent sur les sujets importants pour la copropriété.

AFFICHAGES INTERNES

Pour vous faire économiser du temps - et du travail - nous avons préparé des documents d'information générale que vous pouvez imprimer pour ensuite les afficher dans les parties communes de votre copropriété.

NOTIFICATIONS PAR MAIL

Etre informé en temps-réel des évènements qui ont lieu dans la copropriété est essentiel. Nous vous proposons un système automatique de notification par e-mail, que vous pouvez configurer comme vous le souhaitez.

RESEAU SOCIAL INTER-COPROPRIETES

Echangez et collaborez avec les autres copropriétés immobilières de votre quartier, de votre ville, de votre région ou du pays tout entier. Notre réseau social de copropriétaires met en relation toutes les copropriétés membres du site.

FORUM (RESEAU INTER-COPROPRIETES)

Le forum vous permet de publier des messages qui seront vus par toutes les copropriétés. Les réponses sont liées au message d'origine. Utilisez le forum pour informer, alerter, demander de l'aide, proposer une action de groupe... etc.

GERER LES DOCUMENTS ET RESSOURCES

REGLEMENT INTERNE

Chaque version du règlement interne (au format PDF) est disponible pour l'ensemble des copropriétaires et des résidents. Téléchargez simplement une nouvelle version et celle-ci devient le document de référence sur le site.

ETAT DESCRIPTIF DE DIVISION

Chaque version de l'état descriptif de division (au format PDF) est disponible pour les copropriétaires et le Conseil Syndical. Comme pour le règlement interne, vous pouvez télécharger et gérer plusieurs versions de ce document.

DOCUMENTS ET GED (gestion documentaire)

Le système de gestion documentaire sert à stocker les documents de la copropriété. Créez des groupes (et des sous-groupes) pour organiser vos documents, puis téléchargez chaque document vers le site en quelques clics.

DOSSIERS

Créez des dossiers pour les projets et travaux : alimentez-les avec des notes, des photos, des documents, et même des sous-dossiers. Définissez la liste des contacts de manière à identifier rapidement les responsables et les intervenants.

PHOTOTHEQUE

La photothèque est à votre disposition pour conserver et classer toutes les photos de la copropriété (en les caractérisant). Vous pouvez aussi organiser vos photos personnelles et décider si elles sont visibles des autres utilisateurs.

LIEUX

Les lieux sont des emplacements géographiques souvent utilisés. Vous définissez une fiche de lieu au moyen d'informations textuelles, d'images, et de photos. Rattachez ensuite le lieu aux évènements (ex: une assemblée générale).

COLLABORER ET DECIDER

ASSEMBLEES GENERALES

Vos assemblées générales sont préparées et suivies avec précision : lieu, liste de présence, ordre du jour, définition du conseil syndical, mise en ligne du procès-verbal d'assemblée, commentaires, alertes par mail (avant la date d'AG).

NOTATION DES PROFESSIONNELS

Les contacts professionnels dans votre copropriété peuvent être notés par l'ensemble des utilisateurs du site. Attribuez simplement une note (de 1 à 5) à un contact et visualisez la moyenne des votes sous forme d'icône (smiley).

COMPRENDRE LA COPROPRIETE

FICHE DE LA COPRO ET INDICATEURS

La fiche de copropriété liste les données essentielles concernant la copro, ainsi qu'une liste d'indicateurs : nombre de parties constituantes, nombre de copropriétaires, nombre de propriétaires résidents, nombre de locataires.

ASTUCES

Afin de sensibiliser et former rapidement les copropriétaires et les résidents de la copropriété, le site propose une base d'astuces. Vous pouvez vous-même enrichir cette base en proposant de nouvelles astuces au webmaster.

VOUS FACILITER LA VIE

PREFERENCES UTILISATEUR

Les préférences utilisateur permettent de définir la façon dont vos données personnelles sont affichées sur le site (ex: vos coordonnées) ainsi que la façon dont le site vous alerte automatiquement (par mail) lors d'évènements.

AIDE CONTEXTUELLE

L'aide contextuelle vous accompagne dans l'utilisation de chaque outil de gestion et pour chaque fonctionnalité du site. Un seul clic (de souris) est nécessaire pour afficher l'aide qui correspond à ce que vous êtes en train de faire.

TABLEAU DE BORD PERSONNEL

Le tableau de bord liste les évènements que vous n'avez pas encore consultés. C'est un menu pour accéder aux nouvelles informations et vous permettre de gagner du temps lorsque vous vous connectez à la copropriété.