Les dossiers : structuration de vos projets
Avez-vous déjà eu à gérer un projet complexe dans votre copropriété (travaux, contentieux, projet) ? Pour y arriver, les personnes qui travaillent dessus doivent réussir à se concerter, à constituer un dossier commun (généralement des fichiers numériques et des documents papier), à collaborer, à lui donner de la cohérence, puis l'utiliser pour passer à l'action.
En réalité les choses se compliquent vite avec la multiplication des documents (et des versions), avec les indisponibilités des uns et des autres, avec les décalages et les pertes d'informations, et avec le manque d'accès aux pièces du dossier.
VitaCopro résout ce problème en proposant un système de dossiers en ligne : il permet de centraliser et d'organiser les éléments et informations en rapport avec un sujet. Un dossier possède un descriptif, une section « notes » (contenus textuels), une section « médias » (photos et prochainement vidéos), une section « documents » (PDF), ainsi qu'une liste de contacts. Et vous pouvez créer des sous-dossiers afin de ranger encore plus logiquement toutes les pièces du dossier.
Le système de dossiers offre un niveau d'organisation optimal pour la copropriété, et les dossiers sont désormais beaucoup plus faciles à consulter pour les copropriétaires, pour le Conseil Syndical, et pour le Syndic.
Les dossiers : création
Le point d'entrée de cette fonctionnalité est la liste des dossiers. Les personnes habilitées à créer un dossier (les membres du conseil syndical) ont accès à un bouton qui leur permet de créer immédiatement un nouveau dossier. En cliquant sur l'image d'un dossier vous accédez à sa fiche complète.
La fiche d'un dossier
La fiche d'un dossier comporte des éléments descriptif : titre, description (ou résumé), dates de création et de modification, et le nom des personnes ayant créé et modifié le dossier.
Ensuite la fiche propose une liste de contacts qui servent de référence sur le dossier (ex: responsable, intervenant, consultant, prestataire, personnel du Syndic). Le rôle de chacun peut être défini.
Les contenus et ressources - les notes, les medias, les documents - n'apparaissent pas directement mais sont indiqués par un encart de couleur comportant leur nombre. Un clic sur un encart vous dirige vers la liste des contenus correspondant.
En fin de fiche on trouve la liste des sous-dossiers. Vous pouvez ainsi voir en un coup d'oeil comment se compose le dossier et ses sous-éléments. Chaque sous-dossier est cliquable et vous envoi vers une autre fiche de ce type.
La gestion de la fiche est simple : lorsque vous avez les droits suffisants il suffit de cliquer sur le bouton « Modifier » (en haut de page) pour passer en mode édition.
Contenus d'un dossier : les contacts
Utilisez la liste des contacts pour retrouver rapidement chacun des intervenants sur le dossier. Chaque encart de contact précise le rôle de la personne sur le dossier (ex: en charge du dossier, intervenant, consultant, prestataire externe, suivi gestion). Lorsque le contact possède un rôle majeur dans la copropriété (ex: membre du Conseil syndical, superviseur, modérateur) une série d'icônes est rajoutée à l'encart (en bleu).
Lorsque vous décidez de modifier la fiche du dossier, un bouton « Ajouter » apparait au-dessus de la liste de contacts : il permet de sélectionner un nouveau contact dans l'annuaire de la copropriété. De plus, chaque encart de contact devient modifiable, et vous pouvez changer son rôle ou le supprimer du dossier.
Contenus d'un dossier : les notes
Les notes (contenus textuels) sont d'abord visibles sous forme d'une liste d'en-têtes. Chaque en-tête montre les informations descriptives ainsi que l'état de publication (publié, brouillon). Un lien « ouvrir la description » permet de lire la description de la note sans avoir à consulter sa fiche complète. Pour accéder à la fiche complète il suffit de cliquer sur l'icône.
La fiche d'une note propose les informations essentielles - le titre, les dates (création et modification), le nom du créateur et du dernier à modifier, la description (résumé) - ainsi que le contenu de la note. Une case à cocher permet de gérer l'état de publication. Il est possible de modifier la note ou de la supprimer.
Contenus d'un dossier : les photos (medias)
Les medias (photos) sont visibles sous forme d'une liste d'encarts, qui montrent le titre et la vignette du media. Un clic sur la vignette permet d'afficher la photo pleine taille avec ses éléments descriptifs. Lorsque vous possédez les droits suffisants, un bouton de suppression (en rouge) permet de supprimer la photo.
Lorsque vous avez les droits suffisants, le bouton « Création » (en haut de page) permet d'ajouter facilement une nouvelle photo, en la sélectionnant sur votre ordinateur puis en saisissant les informations essentielles (titre, description, mots-clés).
A noter : à terme il sera également possible de stocker des vidéos dans la section médias d'un dossier. Cette fonctionnalité est au programme de nos évolutions.
Contenus d'un dossier : les documents
Les documents sont visibles sous forme d'une liste d'en-têtes. Chaque en-tête montre les informations descriptives du document, et un lien « ouvrir la description » permet de lire la description du document sans avoir à consulter sa fiche complète. En cliquant sur l'image du document vous pouvez consulter directement le document PDF. L'accès à la fiche complète du document se fait en cliquant sur la flèche (à droite).
La fiche d'un document permet de gérer le titre, la description, et des notes complémentaires. L'icone (image) du document est cliquable et permet de consulter le document PDF.
Lorsque vous avez les droits suffisants, le bouton « Création » (en haut de page) permet de passer la fiche en mode édition, et donc de modifier le titre, la description et les notes associées au document.
A retenir pour votre copropriété
- Les dossiers permettent d'organiser efficacement les projets dans la copro (travaux, améliorations, contentieux)
- Les dossiers sont des points centraux de collaboration, et des références pour les tiers (ex: le Syndic)
- Chaque dossier peut contenir ses notes, ses photos, ses documents, ses sous-dossiers, ainsi qu'une liste de contacts
- Les ressources et les contacts sont faciles à ajouter, à consulter, et à modifier
- La liste de contacts permet de retrouver rapidement toute personne utile au dossier, et voir quel rôle il joue
- Lorsqu'il est clos, un dossier demeure en ligne, participant ainsi à l'historique de la copropriété