Une messagerie pour communiquer instantanément avec tous les acteurs de la copropriété
La messagerie est un outil important pour la vie d'une copropriété immobilière : elle permet à tous les acteurs de la copropriété (copropriétaires, membres du conseil syndical, locataires, gardien...) de communiquer rapidement et facilement.
La messagerie est instantanée car vous n'attendez pas que le message soit délivré comme pour un message e-mail classique. Tous les messages sont conservés en permanence sur le site et sont donc faciles à retrouver.
Le menu d'accès aux fonctions de la messagerie
Lorsque vous souhaitez utiliser la messagerie le menu horizontal suivant apparait :
Ce menu à onglets vous donne accès à 4 pages qui permettent respectivement :
- de consulter les nouveaux messages qui vous ont été adressés
- de créer un message pour un ou plusieurs destinataires de la copro
- de consulter les messages que vous avez lu et archivé
- de consulter les messages que vous avez envoyé précédemment
Les listes de messages (nouveaux, lus, envoyés)
Lorsque vous accédez aux pages « Nouveaux messages », « Messages lus » et « Messages envoyés » les messages existants apparaissent sous forme d'une liste d'en-têtes paginée :
Chaque en-tête affiche une icône qui représente la catégorie du message (ex: message simple, convocation à l'assemblée générale, réunion de travail du conseil syndical, alerte ou urgence... etc.) ainsi que la date de réception, le titre, et le nom de son concepteur.
Chaque en-tête de message est un bloc cliquable : il suffit de cliquer dessus pour ouvrir le message et le lire, tout en en restant sur la même page. Lorsqu'un message est ouvert, il suffit de cliquer de nouveau sur son en-tête pour le refermer.
La création d'un nouveau message
La création d'un nouveau message est simple : vous accédez à un formulaire dans lequel il suffit de choisir une catégorie, puis de saisir un titre, de rédiger le corps du message, et enfin de sélectionner le ou les destinataires au sein de l'annuaire de la copro.
Plusieurs options sont proposées pour la sélection des destinataires : le choix d'un seul contact, ou bien la sélection d'un groupe prédéfini de VitaCopro (ex: le webmaster, les membres du conseil syndical, tous les copropriétaires, le syndic).
Le message ainsi créé doit alors être enregistré. Une fois enregistré il peut être expédié à son ou ses destinataires, qui le reçoivent instantanément. Vous pouvez conserver vos messages non expédiés (vos brouillons) pour les reprendre et les expédier ultérieurement.
Notez que vous pouvez aussi indiquer à VitaCopro de vous retransmettre vos messages reçus par courriel (e-mail), sur votre adresse mail préférée. Ce choix s'opère dans le paramétrage de vos préférences dans votre compte utilisateur.
Enfin, notez qu'un système de modération automatique vous accompagne lors de la rédaction de chaque message. Ce système filtre les mots indésirables (injures, certains noms propres connus, expressions insultantes ou racistes... etc.). La base des mots-clés et expressions de ce système s'enrichit au fil du temps, et aussi en fonction de vos remarques.
A retenir pour votre copropriété
- la messagerie est un outil essentiel de la copropriété permettant de communiquer rapidement
- les messages sont envoyés et reçus instantanément : il n'y a pas d'attente ni de risque de perte de message
- les messages restent sur l'espace de la copropriété, où vous pouvez les retrouver à tout moment
- des groupes prédéfinis vous permettent d'expédier rapidement un message à un ensemble de destinataires
- la messagerie utilise un système de modération automatique qui interdit l'envoi de messages choquants
- vous pouvez choisir de recevoir un e-mail (courriel) en même temps que vous recevez un message instantané