La problématique rencontrée par les copropriétés immobilières
La copropriété (souvent une résidence) est un endroit en apparence simple, mais en réalité complexe. Ce collectif peut comprendre de nombreux lots - jusqu'à plusieurs dizaines de milliers - répartis entre de nombreux propriétaires. Elle se gère comme une petite entreprise, avec ses problèmes techniques, ses travaux et ses projets, ses prestataires, ses problèmes de fonctionnement quotidiens, ses contraintes règlementaires, et ses impératifs financiers.
La plupart du temps, la copro est gérée par un professionnel : le Syndic de copropriétés. Le Syndic se charge des aspects administratifs et financiers, du respect de la règlementation, de la gestion des travaux et des prestataires, et d'organiser les assemblées générales. Il a pour mission de gérer au mieux le collectif et de le maintenir en bon état.
Les copropriétés n'ont pas les moyens techniques et organisationnels pour être efficaces au quotidien. VitaCopro apporte les outils indispensables pour maitriser la copropriété.
Les propriétaires sont peu préparés à la gestion d'une copropriété. Mal informés, peu organisés, ils sont souvent contraints de rester à l'écart des décisions, en particulier les non-résidents et les bailleurs. Ils s'en remettent au Conseil Syndical, qui doit rester fort et motivé en toute circonstance. Le Syndic garde la main sur la gestion de la copro, mais il est régulièrement mis en cause par les propriétaires et par les résidents, et les rapports sont souvent houleux.
A l'ère du digital et du web, les syndicats et les conseils syndicaux ne bénéficient pas des moyens modernes qui leur permettraient de comprendre et maitriser les affaires de la copropriété, et d'apporter de la visibilité et de la cohérence au collectif. L'absence de ces moyens se traduit à long terme par une forme d'abandon par le Syndicat du suivi de la copropriété.
Ce que permet VitaCopro
VitaCopro propose une solution technique moderne aux copropriétaires et aux conseils syndicaux. Le service permet de comprendre et d'administrer la copropriété, en collaboration avec le Syndic, afin d'assurer une cohérence d'ensemble et une efficacité à tout moment. C'est la réponse numérique aux problèmes d'organisation dans les copropriétés immobilières. Pensée et conçue par des membres de conseils syndicaux, VitaCopro est résolument orienté vers le Syndicat et ses intérêts.
La valeur apportée par VitaCopro :
- le site fédère tous les copropriétaires et résidents, grâce à son espace collaboratif commun
- les informations et les documents liés à la vie de la copro ne sont jamais perdus
- le Syndicat (et les autres acteurs) ont enfin un niveau de visibilité et de compréhension optimal de la copro
- chaque copropriétaire peut suivre les actions du conseil syndical et intervenir au besoin
- les problématiques dans la copro sont adressées au moyen d'outils appropriés
- le Conseil Syndical gagne en rapidité, en fiabilité, et en efficacité dans toute situation et démarche
- le Syndic peut travailler plus étroitement avec le Conseil Syndical et le Syndicat
- le pouvoir monopolistique du Syndic est réduit et sa gestion devient (normalement) plus transparente
- tous les acteurs de la copro peuvent désormais communiquer rapidement et efficacement
- tous les copropriétaires peuvent s'impliquer dans la vie de la copro, en particulier les bailleurs
- les copropriétés peuvent communiquer entre elles via le Réseau Inter-Copros (RIC)
- la copropriété est mieux comprise, mieux suivie, mieux administrée
Les bénéfices pour votre copropriété : avant et après
Grâce à VitaCopro et ses outils vous pouvez résoudre des problèmes complexes, y voir plus clair, gagner du temps, gagner en sérénité, et même penser à faire des économies !
- RECHERCHE DES INFORMATIONS ET DOCUMENTS
- Avant : les documents importants, les mails et autres informations sont détenues par les copropriétaires et les membres du Conseil Syndical, chacun de leur côté. Il existe de multiples versions (pas toujours actualisés) des documents. La recherche et collecte des bonnes versions prend du temps. Certains documents et informations se perdent. Lorsqu'un copropriétaire s'absente personne ne peut accéder aux éléments en sa possession. Lorsqu'un copropriétaire quitte la copro il ne transmet pas forcément ses éléments aux autres. Et lorsqu'un nouveau copropriétaire intègre la copro il faut se débrouiller pour lui transmettre les éléments disséminés un peu partout.
- Après : les documents et les informations sont centralisés sur le site, en une seule version. Ils sont accessibles à tout moment, rapidement, par tous les utilisateurs (anciens ou nouveaux). L'information est cohérente et fiable, car elle est vérifiée et recoupée par tout le monde. Le papier est réduit au strict minimum. Les recherches sont beaucoup plus rapides. Chaque élément peut être consulté en temps-réel, que vous soyez en réunion ou en assemblée générale. Les documents et les informations ne sont jamais perdus, donc l'historique de la copropriété est conservé.
- COMMUNICATION ENTRE LES ACTEURS, PARTAGE DES INFORMATIONS ET DES EXPÉRIENCES
- Avant : la communication est faible (voire inexistante) entre les copropriétaires, et elle est quasiment impossible avec les locataires. Les propriétaires bailleurs sont encore plus tenus à l'écart des informations et des décisions du quotidien. L'assemblée générale annuelle est le seul moment pour se retrouver et comprendre les problèmes de la copro, mais cela ne dure que deux heures (très insuffisant). Les échanges d'informations - principalement par mail (courriel) - se font de manière anarchique. La construction d'un dossier à plusieurs ne peut se faire que si une personne ayant beaucoup de volonté se charge de tout organiser. Après quelques temps il devient compliqué de retracer le déroulement des discussions et des réunions. La copro ne bénéficie pas des avis et des expériences de tous les copropriétaires, sachant que parmi eux figurent des professionnels et des experts.
- Après : la communication générale est grandement améliorée : tous les acteurs de la copropriété peuvent communiquer en temps-réel, exprimer leur avis, et collaborer ensemble. Les messages échangés sont conservés, les contenus créés sont stockés dans des espaces dédiés, les commentaires et avis sont consultables. L'expertise et la connaissance des copropriétaires - et même des locataires - est exploitable, car chacun est informé en temps-réel de ce qui se passe dans la copro et peut donc intervenir pour apporter son aide. Enfin, grâce au Réseau Inter-Copros (RIC) le Conseil Syndical peut échanger avec d'autres conseils syndicaux, et donc trouver des solutions plus rapidement.
- ORGANISATION DU TRAVAIL (DOSSIERS, RÉUNIONS, ASSEMBLÉES GÉNÉRALES)
- Avant : travailler à plusieurs sur un dossier requiert de l'organisation et de la disponibilité, et les deux sont difficiles à trouver. Les réunions physiques sont compliquées à caler car il faut faire avec les plannings de chacun. Ces réunions sont donc organisées entre membres du Conseil Syndical, presque jamais avec d'autres propriétaires (ou même avec des locataires). Le seul moment ou une majorité (relative) de copropriétaires peut se réunir c'est pendant l'assemblée générale annuelle. Mais ce rendez-vous ne permet pas de discuter sérieusement des dossiers, ni réfléchir à des solutions pérennes pour la copropriété.
- Après : les sujets de discussion et les dossiers peuvent être démarrés sur le site. Tous les utilisateurs peuvent se joindre au travail de groupe, et ainsi apporter leurs avis et leurs idées. Une personne qui n'a pas pu participer à une réunion physique pourra quand même suivre le sujet et contribuer à posteriori. Tous les sujets sont traités avec beaucoup plus d'efficacité. Les assemblées générales sont préparées à l'avance, et en particulier les sujets importants peuvent être débattus en ligne puis proposés à l'ordre du jour. Tous les copropriétaires sont au courant de l'état de la copro et des affaires en cours, et l'assemblée générale annuelle devient une formalité.
- SUIVI DE L'ACTIVITÉ DU SYNDIC
- Avant : les affaires et dossiers de la copropriété sont traités par le Syndic, et en partie par le Conseil Syndical (qui sert de relai avec le Syndicat). Réussir à suivre le planning et les actions du Syndic dépend de son niveau de bonne volonté et de transparence. Le Conseil Syndical est (généralement) tenu au courant par le Syndic des impératifs et des décisions, mais pas toujours. Les membres du Conseil Syndical doivent être rigoureux pour noter et conserver les échanges avec le Syndic, puis informer les autres propriétaires. Les personnels du Syndic doivent se déplacer sur la copro pour étudier un dossier ou constater un problème, et les membres du Conseil Syndical doivent se déplacer dans les locaux du Syndic pour vérifier les comptes (ils ne peuvent pas le faire de manière simple, c'est à dire à distance et quand ils le souhaitent).
- Après : toutes les informations, tous les échanges, et tous les documents sont conservés sur le site : le Syndicat peut alors les partager avec le Syndic. Inversement, le Syndic peut alimenter le site avec des communiqués (ex: alertes, règlementation), mettre à jour l'annuaire, ajouter ou modifier des documents (ex: règlement interne), renseigner des informations (ex: état des travaux, état des dépenses, changement de personnel au Syndic). Les sujets de préoccupation sont notifiés sur le site - par le Syndic ou par le Conseil Syndical - et le Syndicat peut en prendre connaissance facilement et à tout moment. Au final Conseil Syndical et Syndicat gagnent en visibilité sur le Syndic, et le Syndic gagne en visibilité sur la copropriété.